Mandat du Groupe consultatif public

Mandat du Groupe consultatif public à l’appui de la phase 2 de l’examen accéléré du Plan 2014 

 

1. Préambule

Le Groupe consultatif public (GCP), mis sur pied à l’appui de la phase 2 de l’examen accéléré du Plan 2014, se veut une tribune destinée à aviser le Conseil international du lac Ontario et du fleuve SaintLaurent (CILOFSL) et le Comité de gestion adaptative des Grands Lacs et du fleuve Saint-Laurent (Comité GAGL) de la Commission mixte internationale (CMI), et à appuyer ceux-ci dans leur action, pour évaluer les améliorations qu’il est possible d’apporter à la régularisation du débit sortant du lac Ontario. La CMI a créé le Comité GAGL par la voie d’une directive datée du 16 janvier 2015 en prévision de l’examen à long terme des plans de régularisation des débits sortants du lac Supérieur et du lac Ontario. En février 2020, la CMI a demandé au Comité d’entreprendre un examen accéléré du Plan 2014, le plan de régularisation de la gestion des débits sortants du lac Ontario. Le Comité GAGL a terminé la phase 1 de l’examen accéléré en novembre 2021 et a amorcé les travaux de la phase 2 parallèlement à l’achèvement de la phase 1. Le GCP est une composante importante de la stratégie de la CMI, du CILOFSL et du Comité GAGL visant à accroître la transparence, ainsi que la participation et la consultation du public en regard du processus de gestion adaptative devant être appliqué à l’évaluation et à l’examen accéléré du Plan 2014 de régularisation du débit sortant du lac Ontario. Le travail du GCP à la phase 1 a été examiné et un nouveau GCP est actuellement mis sur pied pour appuyer l’évaluation du plan de régularisation par le Comité GAGL à la phase 2 et permettre à ses membres de faire part de leur point de vue pour aider le CILOFSL à formuler ses recommandations à la CMI sur les améliorations à apporter à la régularisation des débits sortants. Au cours de la phase 2, on demande également au GCP de fournir des commentaires au CILOFSL sur la structure et le fonctionnement d’un groupe permanent, postérieur à la phase 2, qui conseillera le Conseil et le Comité GAGL sur leurs activités.  

 

2. Concept

Les débits sortants du lac Supérieur et du lac Ontario sont régularisés en conformité avec les ordonnances d’approbation de la CMI. Le Comité GAGL est un comité nommé par la CMI qui rend compte aux conseils de régularisation des eaux des Grands Lacs et qui applique un processus de gestion adaptative pour examiner les règles de régularisation des débits sortants. Bien que le Comité GAGL ait été formé dans la perspective à long terme de respecter l’échéancier de l’examen sur 15 ans décrit dans les ordonnances pour le lac Supérieur et le lac Ontario, les épisodes de crue et de basses eaux sur le lac Ontario et le fleuve Saint-Laurent ont suscité un intérêt considérable pour la régularisation des débits sortants du lac Ontario depuis la mise en œuvre du Plan 2014. Tout en demeurant consciente qu’aucun plan de régularisation ne permettra jamais d’éviter entièrement les impacts que subissent les berges quand les niveaux d’eau sont extrêmes, la CMI a demandé au Comité GAGL d’effectuer un examen accéléré du Plan 2014 pour trouver un moyen de modérer davantage les inondations et le phénomène d’érosion des berges dans l’ensemble du réseau. Le Comité GAGL a proposé d’appliquer pour cela une démarche en plusieurs temps. La phase 1 de l’examen accéléré est terminée, et la deuxième phase a débuté en octobre 2021.  

Le Comité GAGL n’est pas un organe décisionnel, mais il formule des recommandations aux conseils des Grands Lacs sur les indicateurs utilisés et évalués dans l’examen des plans de régularisation. Le Comité travaille en étroite liaison avec les décideurs, c’est-à-dire les conseils, la CMI, les gouvernements et les Premières nations. La régularisation des débits est envisagée, conformément aux critères énoncés dans l’ordonnance d’approbation de 2016 de la CMI et dans le Traité des eaux limitrophes de 1909, afin de prévoir un large éventail de résultats souhaités, comme la production d’énergie et les utilisations municipales et industrielles de l’eau, la navigation, la réduction des inondations et de l’érosion, les activités récréatives et la santé des écosystèmes. Comme les groupes d’intérêt qui prennent position dans ces différents dossiers influencent les résultats de la gestion des débits sortants (et qu’ils en ressentent les effets), il est important que le Comité GAGL se prévale de leurs conseils et travaille avec eux pour comprendre en quoi ils sont touchés par les effets de la régularisation du débit et par les variations de niveau des lacs. L’idée de départ du GCP est la suivante : il sera possible d’améliorer la confiance et la transparence entre les experts techniques et les personnes touchées par les niveaux et les débits des eaux dans le réseau du lac Ontario et du Saint-Laurent si l’on fait appel à des représentants du milieu qui soient des personnes compétentes et de confiance travaillant directement avec des experts pour consulter les divers groupes concernés et déterminer ce qu’ils pensent des décisions prises. Le GCP fait partie d’un petit groupe de représentants bénévoles et de confiance qui se trouvent, avec les représentants du Conseil et du Comité GAGL, au cœur de l’information et qui assurent une communication bidirectionnelle avec leurs groupes et réseaux respectifs. On s’attend à ce que le GCP s’efforce à la fois d’informer ces grands groupes et réseaux de membres et de solliciter leurs réactions. 

 

3. Déclaration d’intention relative à la phase 2 de l’examen accéléré du Plan 2014

L’examen accéléré du Plan 2014 est un effort de la CMI, du Conseil et du Comité GAGL visant à analyser et à évaluer les exigences de l’ordonnance d’approbation supplémentaire de 2016 afin de gérer le plan de façon adaptative, en mettant l’accent sur les conditions d’apport d’eau extrêmes observées lors des crues récentes. L’examen comprend l’exploration de toutes les façons possibles de modifier les opérations actuelles, à l’intérieur et en dehors des limites de l’ordonnance en vigueur :

  • La phase 1 visait à communiquer des données au Conseil, le plus immédiatement possible, afin de l’aider à décider des écarts à appliquer à court terme, durant ces périodes de crue;
     
  • La phase 2 visera à poursuivre les travaux de la phase 1 et à apporter des améliorations à la façon dont le plan permettra de composer au mieux avec divers scénarios de crues et d’étiages extrêmes, dans le long terme.

Bien que l’examen accéléré vise à chercher des améliorations possibles au plan de régularisation, particulièrement en ce qui concerne les événements extrêmes futurs en amont et en aval du barrage, il faut reconnaître qu’aucun plan de régularisation n’éliminera les effets négatifs dans des conditions extrêmes d’apport d’eau. Il en découle qu’un des objectifs secondaires de l’examen accéléré est d’améliorer la compréhension, la documentation et la présentation des mesures du plan ou de celles recommandées, adoptées ou envisagées par le Conseil en situations extrêmes, ainsi que des limites de régularisation des débits sortants des lacs, et des modifications apportées à la répartition des impacts ou des compromis inhérents à toute modification du plan de régularisation. L’examen accéléré continuera de tenir compte de l’éventail des intérêts touchés (c.-à-d. les collectivités riveraines et autochtones, la navigation commerciale, les utilisations municipales et industrielles de l’eau, les loisirs et le tourisme, l’hydroélectricité et les écosystèmes). 

 

4. Rôles et responsabilités du Groupe consultatif public (GCP) à l’appui de la phase 2 de l’examen accéléré du Plan 2014

Portée de l’examen et tâches du GCP

En sa qualité de membre bénévole du GCP nommé par la CMI, chacun apportera son aide dans les domaines suivants :

  • Le GCP informera le Comité GAGL et le CILOFSL des points suivants:
     
    • les facteurs décisionnels que le Comité GAGL peut suggérer au CILOFSL pour leur utilisation dans la prise de décisions sur les changements de débit d’eau (p. ex., les indicateurs à inclure dans l’outil d’aide à la décision);
       
    • les méthodologies utilisées pour évaluer les plans de régularisation et la façon dont elles sont communiquées aux représentants des divers intérêts;
       
    • les méthodologies, le calendrier et la fréquence de la mobilisation du public.
       
  • Fournir des conseils au Comité GAGL et au Conseil relativement à l’examen accéléré du Plan 2014, y compris la façon dont les niveaux d’eau extrêmes futurs sont pris en compte.
     
  • Participer à des réunions concernant la théorie et la pratique de la régularisation du débit, ainsi que les indicateurs et outils de rendement actuellement utilisés pour l’examen et l’évaluation des plans de régularisation.
     
  • Élaborer des conseils pertinents pour le Comité GAGL et le Conseil sur les leçons tirées du processus de mobilisation et formuler des recommandations sur la façon d’apporter des améliorations à l’avenir.
     
  • Travailler en collaboration avec le Comité GAGL pour élaborer sa stratégie afin de communiquer les progrès et les résultats tout au long de la phase 2 aux groupes d’intérêt et aux collectivités. Cela peut comprendre les résultats provisoires, les résultats finaux de la phase 2 ainsi que la communication pour renforcer les relations à long terme afin d’appuyer la gestion adaptative continue pour l’examen soutenu du plan de régularisation des débits sortants.
     
  • Rapporter au GCP l’information provenant de leurs secteurs et collectivités respectifs et compiler et coordonner en temps opportun la rétroaction provenant de leur organisation, de leur groupe ou de leur réseau.
     
  • Aider le Comité GAGL et le Conseil à collaborer avec les groupes et les collectivités clés touchés par les conditions de niveau et de débit de l’eau en ce qui a trait à l’examen accéléré, à l’évaluation du plan de régularisation et au processus de gestion adaptative.
     
  • Collaborer avec le Comité GAGL et le Groupe consultatif provisoire du Conseil afin d’élaborer des conseils pour la planification et l’examen minutieux d’une structure consultative du Conseil qui peut répondre à ses besoins et à ceux de son Comité GAGL de façon continue.  


Attentes à l’égard des interactions

  • Dans le cadre du GCP de la phase 2, il convient de signaler un changement important, à savoir que les membres peuvent interagir périodiquement avec le Conseil lors d’ateliers et de réunions. Les membres du GCP peuvent être invités à assister aux réunions du Conseil à titre d’observateurs. Ils doivent s’abstenir, en tout temps, de s’ingérer dans les discussions et la prise de décisions du Conseil, à moins qu’on leur demande expressément de présenter le point de vue du groupe d’intérêt représenté. L’information et les opinions présentées pendant les réunions du Conseil sont considérées comme confidentielles. Les membres du GCP ne doivent pas communiquer les points de vue ou les renseignements présentés aux réunions du Conseil sans le consentement exprès du Comité GAGL ou du Conseil, et sans un examen par les agents des affaires publiques de la CMI. Des occasions de présenter l’éventail des points de vue et de faire des suggestions positives seront offertes lors des réunions dirigées par le GCP/Comité GAGL.
     
  • Maintenir un dialogue ouvert et honnête avec le Comité GAGL pour veiller à ce qu’un large éventail de points de vue soient entendus et pris en compte à la faveur de l’examen du Plan 2014. La direction du Comité GAGL communiquera au Conseil les produits et les résumés de ces délibérations.
     
  • Participer à des conférences et appels téléphoniques et à des échanges par courriel avec les membres du Comité GAGL.
     
  • Travailler en collaboration avec le Comité GAGL et un facilitateur désigné pour examiner et, au besoin, modifier les règles d’engagement élaborées par le GCP à la phase 1 aux fins de participation et d’interaction entre tous les membres du GCP à la phase 2.  
     
  • Respecter les principes d’équité et d’engagement nécessaires à la tenue d’un examen approfondi des questions confiées au Groupe, car tous les membres du GCP ont un statut égal dans les discussions.  
     
  • Adhérer aux règles d’engagement convenues par le groupe.
     
  • Les membres du GCP devront suivre les règles d’engagement de la phase 1 jusqu’à ce qu’elles soient mises à jour ou révisées pour la phase 2.
     
  • Les conseils fournis au Comité GAGL et au Conseil seront soumis à leur examen, attendu que le Comité GAGL et le Conseil ne sont pas tenus de donner suite à tous les conseils reçus.  
     

5. Rôles et responsabilités du Comité GAGL

  • Maintenir un dialogue ouvert et honnête avec les membres du GCP pour veiller à ce que leurs points de vue et ceux des divers groupes soient entendus.
     
  • Suivre les mêmes règles d’engagement et avoir les mêmes attentes que les membres du GCP en matière de consultation publique positive et constructive.
     
  • Assurer la facilitation, la supervision administrative et la coordination de toutes les activités du GCP.
     
  • Collaborer avec le GCP pour mobiliser et maintenir le soutien des principaux groupes d’impact et des dirigeants communautaires en ce qui a trait à l’examen accéléré. 
     
  • Faire circuler les documents et les concepts du Comité GAGL relativement à l’examen accéléré des plans de régularisation afin de se préparer aux futurs épisodes de crue.
     
  • Organiser des réunions entre le Conseil, le Comité GAGL et le GCP au cours de chaque année civile de la phase 2 de l’examen accéléré. Envisager des options virtuelles pour les membres qui ne peuvent pas assister en personne aux réunions.
     
  • Veiller à ce qu’un soutien supplémentaire soit fourni, au besoin, aux francophones et assurer un engagement significatif auprès des communautés ou des groupes francophones.
     
  • S’assurer que les membres du GCP ont accès à des points de discussion précis et factuels et qu’ils collaborent avec le Comité GAGL avant de faire des commentaires publics ou d’assister à des réunions avec le public ou les médias.
     
  • Organiser des conférences téléphoniques et des webinaires au besoin avec le GCP et fournir des mises à jour régulières aux membres du Comité GAGL sous la forme de courriels, d’appels téléphoniques et d’autres moyens convenus entre le Comité GAGL et le GCP.
     
  • Rester conscient et respectueux du temps que consacrent les membres aux travaux du GCP, écouter les commentaires et apporter les ajustements nécessaires pour éviter que les membres du GCP soient surchargés.
     
  • Travailler en collaboration avec le GCP à l’élaboration d’une stratégie pour communiquer les progrès et les résultats tout au long de la phase 2 aux groupes d’intérêt et aux collectivités. Cela peut comprendre les résultats provisoires, les résultats finaux de la phase 2 ainsi que la communication pour renforcer les relations à long terme afin d’appuyer la gestion adaptative continue pour l’examen soutenu du plan de régularisation des débits sortants.
     
  • Travailler en collaboration avec le GCP, le Groupe consultatif intérimaire du Conseil et le facilitateur désigné pour élaborer des conseils en vue de la planification et de l’examen minutieux d’une structure consultative qui peut répondre aux besoins du Conseil et de son Comité GAGL.  
     

6. Rôles et responsabilités du CILOFSL  

  • Tenir compte du point de vue des membres du GCP dans ses délibérations et dans ses recommandations concernant les outils du Conseil et les modifications qu’il est possible d’apporter au plan de régularisation à la fin de l’examen accéléré.
     
  • Tenir compte des conseils fournis par le Comité GAGL, le Groupe consultatif intérimaire et les membres du GCP sur la façon de formuler une structure consultative au Conseil pour veiller à ce que les représentants des intérêts soient entendus par le Conseil de façon continue.  
     

7. Composition du Groupe  

Le Comité GAGL et le Conseil suggèrent des candidats au GCP qui sont nommés par la CMI à la phase 2 de l’examen accéléré. Les membres du GCP sont issus d’organismes, d’organisations, de groupes et de collectivités travaillant au contact de personnes pouvant être touchées par les variations de niveau et de débit des eaux et qui ont déjà gagné la confiance de ces collectivités et secteurs.  

La CMI, en collaboration avec le Comité GAGL et le Conseil, s’efforcera d’obtenir une représentation égale des membres des États-Unis et du Canada dans la composition du GCP, mais elle tiendra également compte de la représentation des principaux secteurs d’intérêt, des divers secteurs d’impact, et des régions géographiques examinées par le Comité GAGL dans ses analyses, lesquelles ont un intérêt direct ou un rôle à jouer dans l’examen accéléré du plan de régularisation. On tiendra également compte de l’inclusivité et de la recherche de la diversité sur les plans du statut socioéconomique, de la race, de l’identité de genre et de l’ethnicité. La taille du Groupe et sa composition sont des facteurs importants pour le Comité GAGL et le Conseil, et on s’attend à ce que ce dernier examine cette structure de GCP à la phase 2 afin de déterminer ses meilleures options pour un groupe consultatif à plus long terme après la phase 2.

Les membres du GCP, tout en contribuant à améliorer les liens entre les organismes, organisations et/ou groupes qu’ils représentent et le Comité GAGL ainsi que le Conseil, ne sont pas considérés comme des « délégués officiels » s’exprimant au nom de ces organismes ou organisations. À titre personnel, ils sont néanmoins considérés comme constituant le noyau interne d’un ensemble plus vaste de collectivités et de secteurs avec lesquels le Comité GAGL et le Conseil souhaitent collaborer.  

Tout membre du GCP peut interrompre sa collaboration en tout temps, sur simple signification écrite à la CMI, avec copie aux coprésidents du Comité GAGL.  

Les membres du GCP acceptent de servir conformément au présent mandat et à tout autre mandat précisé par le Conseil et le Comité GAGL. La possibilité d’assister aux réunions du Conseil et l’accès à des activités de planification détaillées s’accompagnent de responsabilités importantes dont les membres du GCP doivent s’acquitter. L’engagement de collaboration avec le Comité GAGL et le Conseil avant de faire des déclarations publiques et de veiller à ce que tous les messages soient exacts et factuels doit être observé en tout temps.  

Le non-respect de ces exigences critiques sera considéré comme un motif pour que la CMI, en consultation avec le Comité GAGL et le Conseil, mette fin à la participation du membre par avis écrit.
 

8. Structure hiérarchique

Le GCP rend compte au CILOFSL par l’entremise du Comité GAGL et fournit des renseignements et des points de vue à l’intention du Comité GAGL et du Conseil. Le Conseil est le seul responsable de la prise de décisions conformément à sa directive. Les commissaires de la CMI peuvent demander de rencontrer directement le GCP.  
 

9. Gestion et administration

Le Comité GAGL désignera un facilitateur du GCP pour les appuyer, lui et le Conseil, dans le processus de mobilisation en organisant et en animant des conférences téléphoniques, des vidéoconférences, des webinaires et des réunions en personne avec les membres du GCP. 

Les ordres du jour des conférences téléphoniques et des réunions seront préparés par le Comité GAGL en consultation avec le facilitateur du GCP et le Conseil. Dans la mesure du possible, l’information sera fournie avant chaque conférence téléphonique ou réunion. Dans tous les cas, la mobilisation du public et/ou des médias sera coordonnée par le Comité GAGL et tout produit destiné à être diffusé au public sera examiné et approuvé par les secrétaires de la CMI, par l’entremise de leurs agents des affaires publiques. Il faut consulter l’actuelle Politique de communication de la CMI pour obtenir des détails sur les exigences relatives aux activités de communication et de mobilisation du public.

Les comptes rendus des réunions conjointes du GCP et du Comité GAGL seront préparés par le facilitateur du GCP et leur exactitude sera approuvée par les membres du GCP et par les coprésidents du Comité GAGL. Ces comptes rendus comporteront le minimum de détails nécessaires pour traduire efficacement les délibérations et les conseils formulés. Les commentaires demeureront anonymes, à moins qu’un membre ne demande expressément d’être identifié. Les comptes rendus de réunions et les documents semblables ne doivent pas être rendus publics.

Les remboursements des frais de déplacement pour la participation des membres du GCP aux réunions du GCP, du Comité GAGL ou du Conseil doivent être approuvés par le Comité GAGL et le Conseil.

Les membres du GCP servent à titre bénévole et ne reçoivent donc aucune indemnisation.