Directive
Directive au Groupe d’étude international sur le lac Champlain et la rivière Richelieu (PDF)
La présente directive a pour objet de créer et d’orienter le Groupe d’étude international sur le lac Champlain et la rivière Richelieu (le Groupe d’étude) et de lui confier le mandat d’examiner les questions soulevées par les gouvernements du Canada et des États-Unis dans des renvois, datés des 16 et 22 septembre 2016, respectivement, présentés à la Commission (des exemplaires de ces renvois sont fournis en annexe à la présente directive), et d’en faire rapport à la Commission mixte internationale (la Commission).
La Commission a remis le plan d’étude du lac Champlain et de la rivière Richelieu (le plan d’étude) aux gouvernements en juillet 2013. Le plan d’étude décrivait le travail qu’il fallait effectuer dans le bassin versant du lac Champlain et de la rivière Richelieu dans le but d’examiner d’éventuelles solutions de gestion des plaines inondables et de fournir un éventail de mesures structurelles et non structurelles d’atténuation et de prévention des crues. En juillet 2014, les gouvernements ont demandé à la Commission, par voie de renvoi, en vertu de l’article IX du Traité des eaux limitrophes (le Traité) d’exécuter certaines parties du plan d’étude. La Commission a présenté son rapport final aux gouvernements, conformément au renvoi qu’elle a reçu, en décembre 2015.
Les gouvernements ont fait un suivi en ce qui concerne le plan d’étude et le renvoi de juillet 2014 en date des 16 et 22 septembre 2016, présentant à la Commission un autre renvoi lui demandant [Traduction] « d’effectuer les travaux décrits dans l’option B du plan d’étude de 2013 afin d’examiner plus à fond les causes, les répercussions, les risques et les solutions en ce qui a trait aux crues dans le bassin versant du lac Champlain et de la rivière Richelieu ». Par conséquent, la Commission crée le Groupe d’étude pour l’aider à répondre aux demandes de ce renvoi et fournit les consignes suivantes pour guider et diriger les activités de celui-ci.
- Le Groupe d’étude a comme mandat d’aider la Commission à effectuer les travaux décrits dans l’option B du plan d’étude (l’étude) de 2013. Un plan de travail initial, comprenant un plan de communication provisoire, devra être fourni à la Commission par le Groupe d’étude au plus tard le 8 mars 2017. Les versions définitives du plan du travail et du plan de communication, y compris un calendrier et un budget détaillés, doivent être remises à la Commission au plus tard le 22 avril 2017.
- La Commission nommera un nombre égal de membres du Canada et des États-Unis pour faire partie du Groupe d’étude et désignera un membre canadien et un membre américain comme coprésidents du Groupe d’étude. La Commission peut désigner un suppléant qui pourra agir au nom d’un membre, si elle croit justifié de le faire. Les coprésidents du Groupe d’étude convoquent les réunions et les président. Ils s’efforcent également de venir à un consensus dans leur prise de décision. Les coprésidents dirigent conjointement la planification et l’exécution du mandat du Groupe d’étude. Au nom du Groupe d’étude, les coprésidents ont le pouvoir et la responsabilité de l’étude. Les coprésidents du Groupe d’étude tiennent la Commission informée, de façon continue, des projets et des progrès du groupe ainsi que des faits nouveaux ou des contraintes financières, réels ou prévus, susceptibles d’empêcher, de retarder ou d’affecter de toute autre manière la réalisation du mandat du Groupe d’étude.
- Les coprésidents du Groupe d’étude désigneront deux gestionnaires d’étude, un de chaque pays, pour aider le Groupe d’étude à remplir son mandat. Les gestionnaires d’étude travaillent sous la direction conjointe des coprésidents du Groupe d’étude et ne sont pas des membres du Groupe d’étude, et ce, même s’ils participeront à toutes ses réunions. Les gestionnaires d’étude se tiennent au courant, de façon détaillée, du travail des organes consultatifs (voir l’article 4) et jouent un rôle actif de liaison entre le Groupe d’étude et ces organes. Les gestionnaires d’étude facilitent et soutiennent la collaboration et la relation entre les partenaires et les organisations gouvernementales liées à l’étude. Les gestionnaires d’étude sont chargés de gérer efficacement le plan de travail du Groupe d’étude, sous la supervision de ce dernier, de faire connaître aux organes consultatifs l’orientation suivie par le Groupe d’étude, d’aider à la tenue, au déroulement et à la coordination des réunions ainsi que dans les tâches administratives générales, les tâches financières et les tâches liées aux contrats, y compris en informant le Groupe d’étude à propos de ces tâches, tel qu’établi par les coprésidents. Les gestionnaires d’étude devront tenir les dossiers, financiers et autres, nécessaires pour documenter la contribution de chaque pays aux travaux du Groupe d’étude. Les gestionnaires d’étude travaillant avec les responsables de la gestion de l’information devront aussi recueillir tous les rapports, modèles et ensembles de données, élaborés dans le cadre des travaux du Groupe d’étude, et s’assurer qu’ils sont à jour, et fournir tous les ensembles de données à la Commission. Les gestionnaires d’étude peuvent obtenir l’aide d’un adjoint administratif (secrétaire) dont les tâches comprendraient les fonctions de secrétariat (p. ex. de l’aide dans la programmation et l’organisation des réunions, la gestion des dossiers et de la correspondance, les tâches de bureau courantes et les commissions). Les services de secrétariat seront offerts en français et en anglais.
- Le Groupe d’étude peut établir des équipes d’étude, des comités techniques, des groupes de travail (désignés dans la présente en tant qu’organes consultatifs) pour effectuer son travail, conformément au renvoi qu’elle a reçu. Normalement, le Groupe d’étude nomme un nombre égal de personnes du Canada et des États-Unis pour faire partie de chacun de ces organes consultatifs. À la demande du Groupe d’étude, la Commission peut collaborer avec les deux gouvernements, les États de New York ou du Vermont, le gouvernement provincial du Québec ou d’autres experts dans leurs disciplines respectives, ou obtenir une assistance technique de leur part, selon ce qui est jugé approprié par le Groupe d’étude. L’assistance demeure au sein des ressources fournies pour l’étude. Les organes consultatifs fonctionnent également par consensus, à l’exception du Groupe consultatif public (GCP, voir l’article 10).
- Le Groupe d’étude s’efforce de venir à un consensus, conformément à la présente directive. Le Groupe d’étude avise la Commission de tout différend irréconciliable qui survient au sein du groupe et rapporte rapidement à cette dernière tout manque de clarté ou toute imprécision dans les instructions ou directives reçues de la Commission.
- Les membres du Groupe d’étude et de ses organes consultatifs mettent leurs compétences personnelles et professionnelles au service de la Commission. Ils n’agissent pas à titre de représentants de leurs pays, agences, organisations ou autres entités auxquels ils sont affiliés.
- Le Groupe d’étude tient la Commission au courant de ses progrès et de l’orientation suivie et se tient au courant des activités menées et des conditions qui prévalent dans l’ensemble du bassin et en informe la Commission lorsqu’elles pourraient avoir une incidence sur son travail. Outre les rencontres régulières avec les agents de liaison désignés par la Commission (personnel de liaison de la Commission), le Groupe d’étude se réunit avec la Commission lors de réunions semestrielles, durant la période de l’étude, et présente à la Commission des rapports d’étape écrits au moins trois semaines avant ces réunions et à tout moment qu’il juge approprié, comme convenu avec la Commission, ou à la demande de celle-ci. La Commission doit approuver les rapports d’étape avant qu’ils ne soient publiés sur son site Web. Tous les rapports d’étape préparés par le Groupe d’étude seront transmis à ses organes consultatifs et au GCP (voir l’article 10). Jusqu’à ce qu’ils soient rendus publics par le Groupe d’étude, tous les documents sont considérés comme étant confidentiels et ne doivent pas être distribués.
- Les membres du Groupe d’étude assurent la tenue de dossiers conformément à la politique sur la tenue et la séparation de documents de la Commission. Tous les membres du Groupe d’étude reçoivent ces documents d’orientation au moment de leur nomination au Groupe.
- Le Groupe d’étude présente le contenu des communiqués de presse à la Commission avant leur diffusion. Le Groupe informe la Commission à l’avance de toute réunion prévue, ou de toute autre activité visant à faire participer le public dans le cadre de mesures de sensibilisation du Groupe, et fait part à la Commission, en temps opportun, de toutes les observations qui lui ont été présentées. Les commissaires, le personnel de liaison et les autres conseillers d’état-major de la Commission peuvent participer à toutes les réunions du Groupe d’étude à titre d’observateurs et de tous les comités créés par ce dernier.
- La Commission accorde une grande importance à la sensibilisation, à la consultation et à la participation du public. Dans le cadre de ses fonctions, le Groupe mène des activités de sensibilisation du public conformément aux politiques de communication de la Commission (y compris le document d’orientation sur la communication; annexé à la présente directive). Les coprésidents du Groupe d’étude sont les visages publics et les principaux porte-parole du Groupe pour toutes ses activités de communication, à moins qu’ils délèguent ce rôle à un autre membre ou employé du Groupe. Le Groupe d’étude effectue son travail dans les limites des ressources fournies pour le volet de communication de l’étude. Le Groupe d’étude élabore et tient une présence Web en matière de contenu (c.-à-d. la page Web du Groupe d’étude) sur le site Web de la Commission concernant les progrès et les réalisations de l’étude conformément aux règles de procédure de la Commission, y compris les commentaires du public et les autres renseignements que l’on a décidé de rendre disponibles. Le Groupe d’étude utilisera le site Web pour favoriser un débat public sur les renseignements. Le Groupe d’étude élaborera les documents et les outils de communication nécessaires afin de sensibiliser le public aux aspects d’atténuation des crues et des inondations pris en compte dans l’étude, aux fins d’utilisation pendant l’étude et au terme de celle-ci. Dans la mesure du possible, le Groupe d’étude affiche sur le site Web de la Commission tous les documents mis à la disposition du public en vertu des règles de procédure de la Commission, y compris les commentaires du public et les autres renseignements que l’on a décidé de rendre disponibles.
- La Commission, au moyen de consultations avec le Groupe d’étude, établira et nommera les membres du Groupe consultatif public (GCP). Le GCP est normalement composé d’un nombre égal de membres du Canada et des États-Unis. Les membres du GCP, y compris les coprésidents sont nommés pour des mandats de deux ou trois ans et peuvent être nommés à nouveau. La commission nomme deux coprésidents du GCP, soit un de chaque pays. Les coprésidents du GCP participeront aux réunions du Groupe d’étude à titre de membres du Groupe d’étude. Le GCP exercera ses activités conformément au document d’orientation sur la communication. Le Groupe d’étude travaillera en collaboration avec le GCP afin d’élaborer des activités en vue de l’exécution du plan de travail du Groupe d’étude. Les décisions du GCP ne seront pas nécessairement prises par consensus, puisque les membres du GCP seront invités à présenter différents points de vue sur les effets ou les incidences de l’orientation et des résultats des activités du Groupe d’étude. Le GCP se réunira au moins deux fois par année et communiquera selon les besoins.
- La Commission et le Groupe d’étude s’efforceront de communiquer avec les organisations régionales existantes afin d’élaborer et de réaliser ses activités de sensibilisation en matière de communication et auprès du public.
- Un Groupe d’examen indépendant (GEI) sera créé par la Commission pour réaliser et documenter un examen technique indépendant des éléments et des documents pertinents de l’étude, pendant celle-ci. Le GEI examinera les plans de travail initiaux, le travail technique, les rapports et les autres documents conformément à un plan d’examen qui sera élaboré par le personnel de la Commission, les coprésidents du Groupe d’étude et les coprésidents du GEI. Il incombe aux coprésidents du Groupe d’étude d’assurer la coordination avec le GEI pour lui fournir des renseignements et du matériel et de planifier et de déterminer l’échéancier des réunions entre les participants à l’étude et le GEI. Le GEI examine les rapports semestriels et soumet aux coprésidents du Groupe d’étude des commentaires aux fins de réponse. Un rapport sommaire des examens cumulatifs du GEI et des réponses du Groupe d’étude est soumis à la Commission à la fin de la période d’étude. Le Groupe d’étude avise la Commission de tout différend irréconciliable qui survient entre le Groupe d’étude et le GEI.
- La Commission administrera, ou coordonnera, les ressources allouées par les deux gouvernements pour soutenir les activités du Groupe d’étude et de ses organes consultatifs ainsi que le GCP.
- Les membres du Groupe d’étude et des organes consultatifs ou les gestionnaires d’étude qui assisteront à des événements (p. ex. des réunions ou des ateliers) assumeront leurs propres dépenses, sauf s’il en est convenu autrement avec la Commission. Le Groupe d’étude, les organes consultatifs ou les gestionnaires d’étude s’efforceront d’organiser des réunions dans la région de l’étude.
- Le Groupe d’étude fournit à la Commission les comptes rendus de ses réunions dans les 45 jours suivant la levée des réunions, conformément à la politique de la Commission sur l’accès du public aux comptes rendus de réunions datant d’avril 2002. Le Groupe d’étude affichera les comptes rendus de ses réunions sur son site Web.
- Le Groupe d’étude produit des rapports de mise à jour pouvant être diffusés au public (ainsi que par copie imprimée) et met à la disposition du public les rapports semestriels une fois qu’ils auront été acceptés par la Commission, normalement une semaine après que la Commission les a reçus officiellement, lors de ses réunions semestrielles, à moins d’indication contraire par la Commission. Le Groupe peut présenter des rapports supplémentaires à la Commission, au besoin. Le Groupe d’étude doit présenter à la Commission son rapport final au plus tard le 19 avril 2021. Le rapport doit comprendre les constatations, conclusions et recommandations du Groupe d’étude concernant les questions soulevées par les gouvernements. Le Groupe d’étude publie ses rapports sur son site Web.
- Les rapports et les autres documents produits par le Groupe d’étude, surtout ceux destinés à être diffusés au public, seront offerts en français et en anglais. Des études scientifiques de base seront offertes dans leur langue de publication, à moins qu’elles ne soient traduites à l’intention du Groupe d’étude.